Il modulo di prenotazione sale della web app per parrocchie, associazioni ed enti. Le persone prenotano in autonomia, il responsabile decide le regole una volta sola.
Prenotare una sala di solito passa da telefonate, messaggi e un quaderno in segreteria. Chi chiede non sa se lo spazio è libero, chi risponde deve controllare a mano, e le sovrapposizioni si scoprono quando è troppo tardi. A questo si aggiungono i costi da calcolare caso per caso, i pagamenti da incassare e le chiavi da consegnare.
EasyBooking porta tutto dentro la web app che l'ente già usa. Il responsabile crea le sale e definisce quando e a quali condizioni si possono prenotare; l'utente sceglie la sala, vede subito la disponibilità, prenota da solo e paga online. Con EasyDoor attivo, la prenotazione confermata diventa anche il permesso per entrare.
Ogni sala si configura una volta e poi lavora da sola. Il responsabile ne crea quante ne servono e per ciascuna stabilisce dove si trova, quando è prenotabile, quanto costa e quante persone può ospitare.
Il responsabile crea le stanze prenotabili e ne definisce nome, descrizione e condizioni d'uso, direttamente dal pannello della web app.
Ogni sala si collega al varco che la serve. Chi prenota riceve l'accesso a quel varco, e solo per la fascia oraria della prenotazione.
Si stabilisce in quali giorni della settimana e in quali fasce orarie la sala è prenotabile. Fuori da quelle finestre non compare come disponibile.
Le prenotazioni si dividono per categoria e ogni sala può renderne disponibili solo alcune, così ogni spazio accetta solo gli usi per cui è pensato.
Il costo si definisce in base alla categoria della prenotazione: lo stesso spazio può avere tariffe diverse a seconda dell'uso. L'importo viene calcolato in automatico.
Ogni sala ha un limite di persone. Il numero di partecipanti viene richiesto in fase di prenotazione e confrontato con la capienza dichiarata.
Martedì, fasce prenotabili dalle 15:00 alle 21:00
Verde: disponibile. Grigio barrato: già occupato.
Salone parrocchiale, 80 posti. Prenotazione per 52 partecipanti.
Il partecipante indica quante persone porta: se supera il limite della sala, la prenotazione non può essere completata.
Una volta arrivate le richieste, il responsabile mantiene il controllo su ognuna, senza uscire dal pannello.
Se l'approvazione automatica è disattivata, ogni richiesta resta in attesa e viene approvata o rifiutata dal responsabile.
Attivandola, le prenotazioni valide vengono confermate da sole, senza passaggi intermedi.
Una prenotazione già presa può essere spostata su un altro giorno o su un'altra fascia, mantenendo l'utente e i suoi dati.
Le prenotazioni possono essere annullate: la fascia torna disponibile e l'accesso collegato decade.
L'utente entra nella piattaforma, sceglie la sala e vede immediatamente se è disponibile o già occupata nella fascia che gli interessa. Non deve scrivere a nessuno né aspettare una risposta per sapere se lo spazio è libero.
Seleziona la categoria della prenotazione, indica quante persone saranno presenti e procede: il costo viene calcolato in base alla categoria scelta e si paga online con carta tramite Nexi. Completato il pagamento la prenotazione è sua e, se la sala è collegata a un varco EasyDoor, l'accesso si attiva da solo per quella fascia oraria.
EasyBooking non vive da solo: si appoggia agli altri moduli e ai servizi già in uso.
Il sistema si può collegare a Nexi per i pagamenti online: l'utente paga con carta direttamente dalla piattaforma al momento della prenotazione. L'incasso è tracciato e la conferma del pagamento è ciò che attiva la prenotazione e l'accesso alla sala, senza contanti da gestire in segreteria.
Grazie all'integrazione con Google, il sistema può essere collegato a un calendario Google della struttura. Le prenotazioni compaiono nel calendario condiviso, così anche chi non entra nel pannello vede l'occupazione delle sale dal proprio telefono.
Ogni sala può essere collegata a un varco del controllo accessi. Quando la prenotazione è pagata, EasyDoor abilita il PIN dell'utente oppure ne genera uno nuovo, valido solo nella fascia prenotata. Nessuna chiave da consegnare e nessun accesso da revocare a mano.
Scopri EasyDoorStessa piattaforma, stessa anagrafica, stesso pannello.
Backend: PHP per la logica server-side.
Database: MySQL/MariaDB per sale, categorie, tariffe, prenotazioni e stati.
Interfaccia: Bootstrap 5, integrata nel pannello dell'ente.
Gli utenti che prenotano sono gli stessi della web app: nessuna anagrafica separata e ogni prenotazione è sempre riconducibile a una persona.
Nexi: pagamento online con carta, l'importo dipende dalla categoria.
Google Calendar: sincronizzazione delle prenotazioni sul calendario della struttura.
EasyDoor: generazione o abilitazione del PIN sul varco della sala.
Ogni operazione resta registrata: chi ha prenotato, per quale sala, in quale fascia, con quale esito e con quali modifiche successive.
EasyBooking lavora insieme a EasyDoor sugli spazi della parrocchia: le sale si prenotano e si pagano online, e l'accesso al varco si attiva da solo per la fascia prenotata.