Dalle iscrizioni ai punteggi delle squadre: tutto quello che un centro estivo tiene su fogli, chat e scatole di ricevute, dentro un solo pannello.
Un centro estivo con duecento ragazzi produce una quantità di carta che nessuno riesce a governare: moduli di iscrizione compilati a penna, deleghe firmate e infilate in una cartellina, quote pagate in contanti e segnate su un foglio, sconti fratelli calcolati a mano ogni volta. Le comunicazioni finiscono in gruppi chat dove metà dei genitori non è mai stata aggiunta, e a settembre qualcuno chiede l'attestato per il welfare aziendale di un turno che si è concluso ad agosto.
EasyCampus è il gestionale del campo estivo dentro la web app dell'ente. I genitori iscrivono i figli online, scelgono le settimane, firmano i consensi e pagano la quota con carta; il responsabile ha in un posto solo anagrafiche, incassi, uscite, presenze, foto e punteggi. Ogni cosa che prima andava trascritta a mano viene calcolata o generata dal sistema.
L'iscrizione parte dal genitore e finisce nel database già completa. Niente moduli da ritirare, da rileggere e da ribattere: quello che il genitore scrive è quello che il responsabile vede.
Il genitore compila l'iscrizione online, indica le settimane e conferma. La domanda arriva completa, leggibile e già collegata a un utente della piattaforma.
Dati del genitore o del tutore, recapiti telefonici e indirizzo. È l'anagrafica a cui vengono agganciati tutti i figli iscritti e tutti i pagamenti.
Scheda di ogni ragazzo con dati anagrafici, età, settimane frequentate e tutto quello che serve sapere di lui durante il campo.
Il campo si divide in settimane. Ognuna ha le sue date, la sua quota e il suo limite di posti, e si può chiudere separatamente quando è al completo.
I figli dello stesso nucleo restano collegati tra loro: è così che il sistema riesce ad applicare gli sconti senza che nessuno debba segnalarli.
Elenchi filtrabili per settimana, età, stato del pagamento o consensi mancanti, per sapere in due secondi chi manca all'appello.
Il genitore seleziona solo le settimane che gli servono. Quelle al completo non sono selezionabili, così non si accumulano richieste da rifiutare.
Ogni struttura ha la sua politica: c'è chi sconta il secondo figlio, chi il terzo, chi applica una percentuale e chi toglie una cifra fissa. Le regole si impostano una volta nelle preferenze del campo, e da lì in poi il calcolo è automatico su ogni iscrizione.
Due settimane a testa, quota settimanale 60 €.
Il genitore vede l'importo già scontato prima di pagare, e non deve chiedere a nessuno se lo sconto gli spetta.
Percentuali o importi fissi, applicati dal secondo figlio in poi o solo dal terzo, con la possibilità di scontare tutte le settimane o solo alcune. La politica la decide chi organizza, non il software.
Lo sconto scatta perché il sistema sa che quei ragazzi appartengono allo stesso nucleo. Non serve che il genitore lo faccia presente né che qualcuno si ricordi di applicarlo in segreteria.
La contabilità del centro estivo comincia dalle quote dei genitori e finisce con lo scontrino dei gessetti comprati in cartoleria. EasyCampus tiene le due estremità nello stesso posto, così a fine estate il conto del campo si legge senza rimettere insieme i pezzi.
Il genitore salda con carta tramite Nexi al momento dell'iscrizione. L'incasso è tracciato e associato alla famiglia giusta.
Per ogni iscrizione si vede se è saldata, parziale o ancora scoperta, senza inseguire nessuno con messaggi a caso.
Il materiale del campo si registra come uscita: cosa è stato comprato, quanto è costato e con quale scontrino.
Entrate e uscite stanno nello stesso registro, quindi il risultato del campo è leggibile in ogni momento, non solo a settembre.
Valori di esempio.
Iscritti, settimane, pagamenti, consensi, deleghe e movimenti si esportano in file Excel. Servono per il commercialista, per la relazione al consiglio o semplicemente per avere una copia stampata da portare al campo.
Molte aziende rimborsano il centro estivo tramite il welfare aziendale, ma chiedono un attestato di partecipazione con i dati del ragazzo, i periodi frequentati e l'importo versato. Il sistema li genera da solo a partire da iscrizioni e pagamenti già registrati: il genitore lo scarica quando gli serve, e la segreteria non deve scrivere nulla a mano.
Le informazioni di un centro estivo cambiano di settimana in settimana: il costume da portare per la piscina di mercoledì riguarda solo chi c'è quella settimana, e mandarlo a tutti crea solo confusione. Il responsabile scrive la comunicazione e sceglie a quale settimana si riferisce: la ricevono i genitori dei ragazzi iscritti in quel turno, nessun altro.
Ogni comunicazione resta archiviata nel modulo, quindi chi si è iscritto dopo può rileggere quello che è stato detto, e nessuno deve andare a cercare un messaggio perso in una chat di duecento persone.
La parte delicata del campo estivo non sono i soldi, sono le autorizzazioni. Chi può ritirare un ragazzo, chi può uscire da solo, chi ha dato il consenso alle fotografie: sono informazioni che devono essere disponibili subito e sempre aggiornate.
I consensi si raccolgono durante l'iscrizione, distinti per finalità: trattamento dei dati, pubblicazione delle immagini, comunicazioni. Ogni consenso resta registrato con la sua data, e il responsabile vede subito chi non ha dato quale autorizzazione.
Numeri di telefono dei genitori e degli altri contatti da chiamare, consultabili dalla scheda del ragazzo. Se serve chiamare qualcuno durante l'attività, il numero giusto è a portata di mano invece che in una cartellina in ufficio.
Il genitore dichiara se il figlio può uscire da solo oppure se deve essere ritirato, e in questo secondo caso indica chi è autorizzato a farlo. Alla fine della giornata chi è al cancello sa esattamente a chi può affidare ciascun ragazzo.
Uscita
Ritiro da parte di un adultoAutorizzati: madre, padre, nonna materna.
Immagini
Consenso alle fotoPuò comparire nella galleria del campo.
Settimane
1ª, 2ª e 4ªQuota saldata online il 12 maggio.
Un centro estivo non è solo amministrazione. Le due cose che i ragazzi guardano davvero sono la classifica delle squadre e le foto della giornata, e stanno nello stesso modulo di tutto il resto.
Le squadre si creano all'inizio del campo e accumulano punti giorno per giorno: giochi, sfide, prove a tema. Gli animatori aggiornano il punteggio dal telefono e la classifica si riordina da sola, senza cartelloni da correggere con il pennarello.
Le foto del campo si caricano nella galleria del modulo e i genitori le guardano dal loro profilo, senza inviare cartelle condivise a mezzo paese. La galleria tiene conto dei consensi raccolti in fase di iscrizione, quindi chi non ha autorizzato la pubblicazione delle immagini resta fuori.
Il modulo riusa quello che la piattaforma ha già, invece di duplicarlo.
I genitori pagano la quota con carta direttamente dalla piattaforma. L'incasso è tracciato, associato alla famiglia e già scontato secondo le regole della struttura, quindi in segreteria non entra più un contante da contare a fine giornata.
Ogni elenco del modulo si esporta in Excel: iscritti per settimana, pagamenti, consensi, deleghe, movimenti contabili. Il file resta modificabile, quindi chi preferisce lavorare su un foglio non è costretto a rinunciarci.
Genitori e responsabili sono utenti della stessa web app che gestisce sale, accessi e feste. Un genitore che ha già prenotato una sala usa lo stesso profilo per iscrivere i figli, e i permessi di chi gestisce il campo si assegnano come per gli altri moduli.
Vedi EasyEventsStessa piattaforma, stessa anagrafica, stesso pannello.
Backend: PHP per la logica server-side.
Database: MySQL/MariaDB per anagrafiche, settimane, consensi, quote e movimenti.
Interfaccia: Bootstrap 5, usabile da telefono anche durante le attività.
I dati restano sul server dell'ente: non c'è nessun servizio centrale a cui vengono spediti, e il titolare del trattamento resta la struttura che organizza il campo.
Sconti: calcolo automatico in base al numero di figli iscritti.
Attestati: generazione dai dati di iscrizione e pagamento.
Comunicazioni: destinatari individuati dalla settimana scelta.
Galleria: visibilità filtrata dai consensi raccolti.
Ogni operazione resta registrata: chi ha iscritto, quando ha pagato, quali consensi ha dato e quali autorizzazioni sono state modificate nel corso dell'estate.
Iscrizioni, quote, consensi, deleghe, comunicazioni, spese, attestati, foto e punteggi. Quello che di solito è sparso tra quaderni, chat e cartelline sta in un unico modulo della web app dell'ente.