Il modulo per le feste: prenotazioni del pranzo, tavoli scelti dal telefono, cassa per bar e stand con le comande che arrivano da sole dove devono arrivare.
Una festa parrocchiale si regge su fogli di carta. Le adesioni al pranzo si raccolgono su un quaderno in sacrestia, i tavoli si assegnano a memoria la sera prima, e al bar qualcuno urla gli ordini verso lo stand delle crescentine sperando che qualcuno senta. A fine serata nessuno sa quante birre sono uscite davvero, e il conto dei contanti non torna mai al primo colpo.
EasyEvents porta la festa dentro la web app dell'ente. Le persone prenotano il pranzo online e scelgono dove sedersi su una mappa dei tavoli; alla cassa il cassiere batte la comanda e ogni prodotto raggiunge la sua postazione, mentre il magazzino si scarica da solo a ogni vendita. Quello che prima era un quaderno diventa un archivio che si aggiorna mentre la festa è in corso.
Ogni evento ha il suo menù, e il responsabile sceglie quanto lasciare decidere alle persone. La stessa festa può avere un pranzo a menù fisso la domenica e una cena libera il sabato.
Il menù è deciso in partenza e uguale per tutti: chi prenota indica solo quante persone porta. È la modalità più veloce da gestire in cucina, perché il numero dei coperti coincide con il numero delle porzioni da preparare.
Il responsabile vede in ogni momento quanti coperti sono stati prenotati e può chiudere le adesioni al raggiungimento del limite che ha stabilito.
Il menù è un elenco di prodotti e chi prenota compone il proprio ordine scegliendo cosa vuole e in quale quantità. Il totale si aggiorna mentre si seleziona, così nessuno arriva alla cassa con una cifra diversa da quella che si aspettava.
La cucina non riceve un numero di coperti ma la somma esatta delle porzioni per ogni piatto: quante lasagne, quanti arrosti, quante porzioni senza glutine.
L'importo viene calcolato dal sistema e pagato online: alla cassa non serve fare conti.
Prima dell'evento il responsabile disegna la sala: dispone le postazioni, i tavoli e i posti di ciascuno, dando a ogni tavolo un nome riconoscibile. Da quel momento la planimetria diventa quello che vedono le persone quando prenotano.
libero in parte occupato completo la tua scelta
Postazioni, tavoli e numero di posti si predispongono dal pannello prima dell'evento. La stessa planimetria si può riusare l'anno successivo, cambiando solo quello che serve.
Durante la prenotazione la persona vede quali tavoli sono ancora liberi e sceglie dove sedersi. Le famiglie si mettono vicine da sole, senza che nessuno debba ricomporre i gruppi a mano.
Se la scelta del posto non serve, o se preferisci decidere tu chi siede dove, la funzione si disattiva: la prenotazione resta identica ma senza la mappa, e l'assegnazione dei tavoli torna in mano al responsabile.
Dentro il modulo c'è un sistema di cassa non fiscale pensato per le postazioni della festa. Il cassiere lavora da telefono o da browser, senza hardware dedicato: quello che conta è che la comanda arrivi subito a chi deve prepararla.
Il cassiere seleziona i prodotti e le quantità dalla stessa interfaccia, che sia un telefono al banco o un portatile in cassa.
Ogni prodotto ha la sua postazione. Battuta la comanda, le righe si dividono e raggiungono solo le stazioni interessate.
Si può collegare una stampante termica compatibile ESC/POS per stampare il promemoria da consegnare al cliente.
Ogni battuta resta registrata con prodotti, quantità e cassiere: a fine serata il totale è già pronto, senza ricostruzioni.
Configurazione decisa dal responsabile prima dell'evento, prodotto per prodotto.
Se una comanda contiene una birra e due crescentine, il bar vede solo la birra e lo stand solo le crescentine. Nessuna postazione riceve righe che non le competono e nessuno deve smistare a voce.
Il promemoria per il cliente. Gli adempimenti fiscali restano in capo all'ente che organizza la festa.
Ogni vendita scarica le giacenze in tempo reale. Il responsabile non deve contare le casse d'acqua a metà serata: la disponibilità è già sullo schermo, e il sistema avvisa quando un prodotto sta per finire.
Quando il cassiere conferma la comanda, le quantità vendute vengono sottratte subito dalle giacenze dell'evento. Le due casse che lavorano in parallelo vedono lo stesso numero, quindi nessuno vende una cosa che l'altro ha appena finito.
Ogni prodotto ha una soglia. Quando le bottiglie d'acqua scendono sotto quel numero il sistema lo segnala, così c'è il tempo di andare a prendere un'altra cassa prima che il bar resti scoperto.
Alcune cose non stanno in magazzino: si fanno lì per lì, a lotti. Le crescentine escono venti alla volta, e finché non è pronta l'infornata successiva non ce ne sono altre da vendere. Per questi prodotti si attiva la modalità a limite dinamico: il sistema mette in vendita esattamente le venti porzioni del lotto e le scala man mano che escono.
Arrivato a zero il prodotto sparisce dalla cassa, così nessun cassiere prende un ordine che la cucina non può servire. Quando arriva l'infornata nuova il lotto si ricarica e le venti porzioni tornano disponibili da sole, senza che nessuno debba riaprire una configurazione.
Crescentine
Lotto da 20 porzioni
6 porzioni ancora ordinabili
Prossimo lotto: +20Oltre alla cassa, il sistema è predisposto per l'ordinazione al tavolo: chi è seduto ordina dal proprio telefono senza alzarsi e senza fare la fila al banco. L'ordine entra nello stesso flusso di una comanda battuta in cassa, quindi raggiunge le stesse postazioni e scarica lo stesso magazzino.
Il tavolo di provenienza viaggia insieme all'ordine, così chi porta i piatti sa dove andare. Per la parrocchia significa meno coda al bar nei momenti di punta e volontari liberi di occuparsi delle persone invece che della fila.
Il modulo si appoggia alla piattaforma e ai dispositivi che la festa ha già in mano.
Le prenotazioni del pranzo si pagano online con carta al momento della conferma. L'incasso è tracciato e la prenotazione diventa valida solo a pagamento riuscito, quindi il giorno della festa non c'è nessuna lista di chi deve ancora saldare.
Al sistema si può collegare una stampante termica compatibile con lo standard ESC/POS, che è quello usato dalla gran parte delle stampanti da scontrino in commercio. Serve per il promemoria del cliente e, dove è comodo, per la copia di comanda alla postazione.
Chi prenota è un utente della web app dell'ente, lo stesso che prenota le sale con EasyBooking. Nessuna anagrafica separata da tenere allineata, e i ruoli di cassiere e responsabile si assegnano con gli stessi permessi usati per gli altri moduli.
Vedi EasyBookingStessa piattaforma, stessa anagrafica, stesso pannello.
Backend: PHP per la logica server-side.
Database: MySQL/MariaDB per eventi, menù, tavoli, comande, giacenze e incassi.
Interfaccia: Bootstrap 5, usabile da telefono al banco della cassa.
La cassa è pensata per funzionare su un telefono qualsiasi: niente terminali dedicati da comprare e da imparare a usare la sera della festa.
Nexi: pagamento online delle prenotazioni.
ESC/POS: stampa degli scontrini non fiscali.
Postazioni: ogni stazione riceve le proprie righe di comanda.
Magazzino: scarico immediato e lotti a limite dinamico.
Ogni operazione resta registrata: chi ha battuto la comanda, a che ora, con quali prodotti e quale esito di pagamento.
EasyEvents è stato usato per la festa di maggio 2026: prenotazioni del pranzo, tavoli scelti dai partecipanti, cassa di bar e stand con le comande instradate alle postazioni e magazzino aggiornato durante la serata.